¿Por qué gestionar el cambio en proyectos de TI?

Psic. Cecilia Lemos, Gestión de Personas en GeneXus Consulting

‘‘Todo está cambiando continuamente y no hay en realidad nada que permanezca igual en dos momentos distintos. Ni en el mundo externo ni en nosotros mismos hay nada que pueda considerarse como permanente […] la única constante es el cambio” (García Calvo, 1985, p. 47).

El cambio organizacional engloba “desde un simple cambio en la tecnología hasta transformaciones radicales en la cultura de una organización, por lo que el perfeccionamiento de la forma en que se cambia preocupa en la actualidad a todas las empresas…”  (Pérez, Vilariño y Ronda, 2016)

Un punto importante para comprender porqué es importante la Gestión del Cambio en proyectos TI, es el hecho de que más allá de la gran inversión económica que hacen las empresas al implementar nueva tecnología, hay un componente “humano” que se ve influenciado por dichos cambios, que incluso, hablando en términos de negocio, puede determinar gran parte del éxito o fracaso de un proyecto.

Estudios de Gartner sostienen que el 70% de los proyectos de TI fracasan. Si bien es multicausal, una de las razones está dada por no dedicarle la debida atención al factor humano (Serebrinsky, H., 2002).

Esto coincide con un dato tomado de un informe de PMI, el cual sostiene que muchos proyectos suelen fracasar por no realizarse eficazmente actividades vinculadas a la Gestión del Cambio (comunicaciones insuficientes, falta de liderazgo, entre otras) (Cabrey & Haughey, 2014).

El Dr. John Kotter (1995), quien presenta autoridad en el campo del liderazgo empresarial, ha demostrado al igual que Gartner que el 70% de los proyectos de cambio fracasan debido a carencias en cuanto a metodología y a la falta de enfoque a la hora de ejecutar dichos proyectos.

También es importante tener en cuenta que un fracaso puede darse por la sobrevaloración que se  hace respecto a lo que se cambia por sobre lo que se conserva.

Es fundamental el liderazgo, el soporte por parte de la organización y sus líderes en todo el recorrido del proceso. Si no hay apoyo de éstos, las probabilidades de fracaso se incrementan.

Sin embargo, Gestionar el Cambio implica planificar, aplicar, medir y monitorear las acciones que involucran al factor humano en los proyectos de cambio; y es importante prestarle atención dado que aumenta las posibilidades de que los resultados esperados sean logrados e incluso hasta superados.

A través de un trabajo de investigación donde participé, se realizaron entrevistas a diferentes agentes de cambio, y se concluye que el total de los entrevistados comparten la premisa de que los cambios tecnológicos deben de ser planificados y gestionados desde el principio con el objetivo de aumentar la eficacia organizacional y personal en en el ámbito laboral. Dicha premisa debe ser comunicada claramente a las personas que se verán influenciadas en el proceso.

Las metodologías sostienen que se debe comenzar con Gestión del Cambio desde el inicio de los proyectos o incluso desde antes. Al realizar las entrevistas se constató que, según la experiencia de los entrevistados, esto muchas veces no es así. Sostienen que en ocasiones se decide aplicar Gestión del Cambio una vez que el proyecto ya está “en marcha” o cuando el proyecto no está siendo del todo exitoso, y se suele pensar en la Gestión del Cambio como un “salvavidas”.

En lo que respecta a los factores organizacionales que inciden en los procesos de cambio tecnológicos, la mitad de los entrevistados coincidieron que el principal “temor” es que la tecnología suplante su trabajo.

Al respecto, los entrevistados también consideran que en algunos casos se dice que se está realizando Gestión del Cambio, pero solamente se están llevando a cabo acciones de capacitación y comunicación, siendo bastante popular la creencia que Gestión del Cambio es capacitar o comunicar solamente.

Otra similitud entre las entrevistas realizadas y la lectura bibliográfica, es que los fracasos en los procesos de cambios se pueden dar por no comunicar, capacitar, hacer partícipe del cambio a las personas involucradas, convirtiéndose en un cambio impuesto y por presión, donde no genera involucramiento y no se entienden los objetivos con claridad.

Cabe destacar que la Gestión del Cambio es una práctica joven y en nuestro país no hace mucho tiempo que se implementa.

A modo de reflexión, dado que esta es una práctica relativamente nueva en nuestro país, hay un trayecto por recorrer en lo que refiere a concientización e implementación, por tanto, trabajar en comunidad, difundiendo el conocimiento, experiencias y las metodologías que se están generando y aplicando aportará a la maduración de la práctica.

“La vida de las corporaciones es un mar de cambios en el que algunas veces hay grandes mareas y otras veces hay calma, pero siempre hay oleaje” (López, 2001)

Escrito por la Psic. Cecilia Lemos, Gestión de Personas en GeneXus Consulting.

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Fuentes:

Cabrey, T & Haughey, A. (2014). Cómo hacer posible el cambio organizativo mediante iniciativas estratégicas. Project Management Institute. Recuperado de: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/organizational-change-management.pdf?sc_lang_temp=es-ES

García López, J.M.: “El agente de cambio organizacional: su rol y propósitos” en Contribuciones a la Economía, abril 2010, en http://www.eumed.net/ce/2010a/

Pérez, L., Vilariño, C & Ronda, G. (2016). El cambio organizacional como herramienta para coadyuvar la implementación de la estrategia. Ingeniería Industrial. 37(3). pp. 286-294. Recuperado de: http://www.redalyc.org/pdf/3604/360448031007.pdf

Serebrinsky, H. (2002). De eso no se habla. Por qué fracasan los proyectos TI y cómo evitarlo. Argentina. Mercado. Recuperado de: http://www.mercado.com.ar/notas/35074

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